martes, 22 de marzo de 2011

INTRODUCCION

Hoy en día el protocolo forma parte básica de nuestra sociedad - desde los buenos modales - protocolo social - hasta normas de protocolo en situaciones más formales. Saber cómo actuar o vestirnos según la situación es muchas veces el primer paso para lograr que los demás tengan una buena impresión de nuestra persona.

Un conocimiento básico de las normas de protocolo y etiqueta son imprescindibles para una correcta organización de todo tipo de eventos y ceremonias.
En la mesa los modales cobran un gran protagonismo y es una situación perfecta para demostrar que tenemos una buena educación. Si en casa, son importantes los buenos modales, podemos comprender que fuera de este entorno cobran aún mayor importancia. Por eso nuestra casa es un lugar para practicar muy importante. Si habitualmente comemos con corrección, no tendremos que forzar nuestros modales cuando salgamos de casa. Tampoco tendremos ninguna 'mala costumbre' si habitualmente comemos con corrección en casa, aunque nos parezca que en casa podemos dejar un poco de lado muchas normas o reglas.

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NORMAS DE PROTOCOLO

Normas de Protocolo
  • Protocolo en la mesa: Cómo poner una mesa; dónde y cuándo sentar a los invitados; cómo servir....
  • Protocolo ceremonial: Protocolo en bautizos; protocolo en funerales; protocolo en la primera comunión.  
  • Protocolo bodas: organización, planificación, banquetes, papeleos...
  • Protocolo empresarial: Cómo organizar juntas, reuniones, consejos de dirección
  • Protocolo social: Modales básicos como cuándo abrir puertas, cómo sentarse bien, ofrecer asiento, ayudar con bolsas…
  • Protocolo eventos: Cómo organizar eventos: Congresos, conferencias, inauguraciones... 
  • Cursos de protocolo: Dónde hay cursos de etiqueta y protocolo, y qué ofrecen.
  • Foro sobre protocolo.
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FUNDAMENTOS DE PROTOCOLO Y ETIQUETA

El fundamento de los buenas costumbres es el sentido común el cual reside en el respeto por los demás, en la comprensión con que ellos esperan ser tratados correctamente y en observar la disciplina de la libertad personal, que termina donde empieza la de otros.
“Buen Porte y Buenos Modales, Abren Puertas Principales”
Frecuentemente ambos conceptos suelen ser confundidos, pero hay aspectos que los diferencian claramente.
• La etiqueta regula la conducta personal de los individuos, es decir todas aquellas cosas que nadie puede hacer por otros como Ej., masticar, etc.
• El protocolo establece criterios de trato y precedencia de una persona o institución con relación a sus similares.
• La etiqueta no siempre comprende reglas protocolarias, pero todo acto protocolario incluye la etiqueta en el comportamiento individual de los asistentes.
• La etiqueta la constituyen las normas, sentimientos, tradiciones y costumbres de los pueblos.
• El protocolo deriva de la normatividad institucional de cada estado y organismo.
• Las normas de etiqueta son muy universales.
Las normas de protocolo son muy particulares y varían según las circunstancias de cada país; su cultura y religión.
• La etiqueta debe estar presente en todos los momentos de la vida.
El protocolo se aplica solo en ciertos momentos y circunstancias.

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COMPORTAMIENTO DE UNA EJECUTIVA

Las secretarias son, en la mayor parte de las ocasiones, las primeras personas que reciben a los clientes o invitados, y por lo tanto dan la primera imagen o impresión de lo que puede ser la empresa.
Según el conocido autor, Manuel Antonio Carreño, una secretaria debe ser:
1. Eficiente, discreta y respetuosa.
2. Debe vestir bien y, en la medida de lo posible, ser agradable, y porque no, lucir atractiva. Debe evitar vestuarios demasiado llamativos o extravagantes.
3. Debe llevar un maquillaje y peinado adecuados.
4. Debe tener relaciones cordiales pero impersonales con su jefe.
5. Debe congeniar con sus compañeros de trabajo, pero sin llegar a tener relaciones demasiado personales que puedan dar lugar a tener malas interpretaciones.
6. Las comidas con el jefe y compañeros de oficina deberán ser de trabajo, dejando para otras ocasiones las invitaciones con otra finalidad que no sea la de trabajo.
7. Debe ser discreta y prudente, y no revelar conversaciones u otro tipo de información que pueda escuchar en las distintas reuniones o conversaciones en las que esté presente.
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ETIQUETA PARA EJECUTIVAS



En el mundo de los negocios son indispensables los buenos modales y el comportamiento adecuado para tener éxito. Un buen ejecutivo debe preocuparse por su apariencia personal y su conversación.
Buenos modales por teléfono, pueden hacer o deshacer un negocio.
La secretaria debe ser instruida de cómo la compañía o su jefe desea que se identifique.
Vestuario de una ejecutiva:
• Se debe vestir de acuerdo a la edad.
• Un corte de cabello a la moda y fácil de retocar en cualquier momento.
• Las cejas deben estar bien delineadas.
• Maquillaje suave y con discreción, los colores fuertes son para la noche.
• Manos aseadas y uñas arregladas.
• El vestuario de una ejecutiva debe ser sencillo, fácil de lavar y de combinar con otras prendas.
• El vestido no debe quedar demasiado ceñido.
• Se puede llevar ropa a la moda teniendo en cuenta que es ropa para el trabajo por lo cual debe ser sobria y practica.
• Zapatos cómodos preferiblemente de color del vestido, deben estar limpios y en buen estado.
• Debe usarse una cartera de tamaño mediano de buen material, debe lucir limpia y no debe verse abultada, no debe colgársele adornos.
• Una ejecutiva debe evitar telas brillantes o transparentes, que se arruguen fácilmente, estampados grandes. Evitar blusas transparentes sobre brasieres de encajes, faldas con aberturas pronunciadas.
Lugar de trabajo:
• El escritorio y el área a su alrededor debe lucir impecablemente limpio y ordenado en todo momento.
• Se debe tener en el escritorio exclusivamente el material de trabajo y solo adornos permitidos y entregados por la empresa.
• En el escritorio no es permitido comer, fumar, maquillarse, masticar chicle, ni hablar de escritorio a escritorio.
• Hable siempre en voz baja.
• La música individual no es permitidas. Las llamadas personales deben ser breves.

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PRESENTACIONES


LAS PRESENTACIONES
La relación social entre dos personas suele empezar por la presentación hecha por una tercera persona, conocida de ambas.
Siempre se debe presentar a las personas, exceptuando cuando alguna esta en una situación comprometedora.
Hay tres reglas a tener en cuenta:
- Un caballero es presentado a una dama.
- Un joven al de mayor de edad.
- Un inferior al superior.
Siempre debe usarse el Usted. No se debe tutear a menos que la persona que nos presentan nos lo pida.
Frases que se utilizan en una presentación: permítame presentarle a…, tengo el gusto de presentarle a…, me place presentarle a….etc.
Cuando se hacen las presentaciones se pueden agregar algunas palabras como “mi gran amiga de la que te he hablado” Etc.
No se deben omitir ni títulos, ni apellidos.

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REGLAS DE COMPORTAMIENTO EN UN EVENTO

Reglas de de comportamiento en la mesa
En la mesa deben seguirse unas reglas o pautas de comportamiento para poder compartir la velada con los demás compañeros sin molestar o incomodar. Algunos puntos a tener en cuenta:
1. Deje que se sienten primero las señoras. Si tiene a una señora su lado, ayúdele a sentarse retirando la silla para facilitar su "entrada" a la mesa, y luego le acerca con cuidado.
2. Usted debe sentarse en el lugar que le hayan indicado y en el momento que considere oportuno (después de que todas las señoras ya se han sentado).
3. Hay que sentarse con una postura recta, respecto del respaldo de la silla, sin una rigidez excesiva que no nos permita ni gesticular.
4. Los codos no se ponen en la mesa; solo se permite apoyar los antebrazos.
5. No se cruza el brazo por delante de un comensal para alcanzar la sal, una salsera o cualquier otro elemento. Se debe pedir que nos lo acerquen.
6. No se habla con la boca llena.
7. No se habla o gesticula con los cubiertos en la mano.
8. La comida pinchada o depositada en un cubierto se come, no se deja en él mientras hablamos, escuchamos o miramos.
9. Hay que adaptarse al ritmo de la comida y no comer de forma acelerada o ansiosa.
10. Se mastica sin abrir la boca y sin hacer ningún tipo de ruido. Lo mismo a la hora de beber. No sorber haciendo ruido.
11. No se pasa comida entre platos, o se pincha en el plato de otro.
12. Pida siempre las cosas por favor. Recuerde dar las gracias cuando le acercan la salsera o le hacen cualquier otro tipo de favor.
13. Las alabanzas a la comida, el vino o cualquier otro tema deben ser moderadas. Nada de exageraciones que comprometan a los anfitriones.
14. No puede abandonar la mesa salvo por razones de primera necesidad. Si lo hace, pida las excusas pertinentes.
15. Nada de móviles, beepers, o cualquier otro sistema electrónico de avisos y/o mensajes sobre la mesa. Tampoco debería tenerse encendido aunque fuera en el bolsillo.
16. La servilleta siempre en el regazo. Nunca en la mano o atada al cuello en plan babero.
17. Si no desea que le sirvan más cantidad de un plato o bebida, no se pone la mano sobre el plato o la copa. Se indica de forma verbal que no desea más.
18. En la mesa prohibído retocarse el maquillaje, rascarse, hurgarse la nariz y cualquier otro gesto poco ortodoxo.
19. Hablar con un tono moderado y evitar las voces. No se habla de extremo a extremo de la mesa, con otro invitado, levantando la voz. Debe esperar a la tertulia posterior. Hable solo con los más cercanos a usted.
20. En caso de duda, preguntar o bien observar otros comportamientos.
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DESEMVOLVIMIENTO EN EL CAMPO LABORAL

La cortesía es fundamental en nuestras vidas, pero cuando llegamos al área laboral se hará absolutamente indispensable. Existen ciertas diferencias entre el comportamiento social y el que se utilizará en el trabajo. Esto no quiere decir que el trato hacia los subordinados sea menos cortés, sino que es diferente. En pocas palabras, la cortesía se colocará en el tono de la voz, en las actitudes hacia quienes nos rodean, más que en las fórmulas clásicas.
No olvidemos que es necesario pedir o decir: “Permiso” para entrar o retirarnos de algún lugar o de alguna reunión.

Podemos estar bien calificados o tener un currículum que avale nuestra experiencia laboral, pero si no tenemos buenas relaciones en el trabajo, no servirá de mucho.
Pasamos la mayor parte del día en el trabajo, por lo que la etiqueta en el trabajo puede limar muchas asperezas y es imprescindible si quiere crear y mantener un grato ambiente laboral y una imagen positiva frente a sus superiores, sus clientes o colegas.
Se debe establecer una serie de protocolos de actuación en lo que a las relaciones se refiere para tratar de no invadir el ámbito privado de ninguna persona de la empresa.
Se deben presentar los nuevos empleados al resto de la plantilla, así como se debe despedir uno de los compañeros de trabajo cuando nos vamos de la empresa.
Se deben evitar todo tipo de críticas con respecto a otros compañeros, su trabajo o cualquier otro aspecto que pueda causar malestar en la oficina. Las únicas críticas admisibles en una oficina son las constructivas.
No debe atribuirse méritos por trabajos o proyectos de los que no ha sido parte, o aún habiendo sido parte no son suyos en su totalidad. Incluso siendo propios, siempre se deben compartir con el resto de los compañeros remarcando así la importancia de los mismos en la consecución de estos logros. Esto genera un ambiente laboral cordial y muy agradable.
La base fundamental de la convivencia, no solo en al ámbito laboral, sino en cualquier otro ámbito de nuestra vida, es la educación. No consiste solo en saludar, dar los buenos días, etc, sino que ser educado debe ser una costumbre, que de forma sutil conviva con nosotros a todas las horas del día, al igual que el respeto. Si respetamos a los demás, los demás nos respetan a nosotros.

La etiqueta social y la de negocios, son similares, pero tienen un propósito distinto: mientras la etiqueta social está basada en el concepto de “las damas primero”; la etiqueta de negocios se basa en la jerarquía y el poder. Sin embargo la regla de oro sigue siendo “siempre tratar a los demás de la forma que a usted le gusta ser tratado”.

VISITAS EN EL TRABAJO

¿Es un buen anfitrión en su oficina?
Ser civilizado no cuesta mucho, pero no serlo puede resultar de alto costo para su empresa.
Invariablemente, nos hemos visto en la necesidad de acudir a la oficina de alguien o de recibir en la nuestra. Qué cierta es la célebre frase de Francisco de Quevedo “te reciben según te presentas, te despiden según te comportas”.
Siempre que se ingresa a una oficina, lo correcto es saludar a quienes se encuentren en ella. Esta regla rige para todas las personas, desde el portero hasta el gerente general.
La forma de comportarse en la oficina de otra persona no es diferente de la forma de comportarse cuando estamos de visita en una casa. Si es usted quien va a otra oficina es el “invitado”. Si es usted quien llama a alguien a su oficina es el “dueño de casa”.
Así es que como invitado no debe hacer visitas sorpresa; tampoco debe “tomarse” el escritorio de la otra persona y llenarlo de papeles o poner sobre el su cartera o maletín o exigir conexión para su computador portátil. Independiente de la jerarquía existente, tome asiento después que su anfitrión se lo indique, y si este no lo hace, pregúntele amablemente si puede sentarse. Es de muy mal gusto permanecer más tiempo que el estimado inicialmente para la reunión; si quedan temas pendientes, lo lógico es fijar una nueva. Es bastante cómodo llevar o enviar previamente por correo electrónico una Pauta de Reunión con los puntos a tratar. Sea puntual, aunque se trate de visitas a otro departamento de la misma empresa.
Por otro lado, el “dueño de casa” tiene la responsabilidad de hacer sentir confortable a su “invitado”. Esté preparado, mantenga siempre al alcance agua y café. Levántese de su escritorio para recibir y dar la mano, indicando dónde quiere que la persona se siente. Si se encuentran otras personas en la oficina, es el anfitrión quien debe hacer las presentaciones. Como lo vimos la semana pasada, lo correcto en las empresas es presentar la persona de menor importancia, a la persona de mayor importancia, independiente del género de ambas.

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CORTESIA

La cantidad de mujeres que trabajan, también ha modificado algunas de las tradicionales reglas de urbanidad. Un hombre que, socialmente, se levantaría de su asiento cada vez que una señora entrara a la habitación donde él está, no lo hará cada vez que su socia, secretaria o demás colaboradoras lo hagan. En una palabra, las mujeres que trabajan serán tratadas con la misma cortesía con la que un señor trata a sus colegas hombres.
Dentro de las empresas, se puede notar una diferencia básica con los medios sociales: un gran respeto por las jerarquías. Las relaciones entre superiores y subalternos, entre ejecutivos y clientes o proveedores. Los rangos estarán claramente diferenciados, siendo fundamental que cada persona conozca su posición y la haga respetar.
Algo muy importante: debido al rol más activo que la mujer ha adquirido, se puede producir una inseguridad en el trato dentro del ámbito empresarial. Socialmente, en el caso del saludo, es prerrogativa de la mujer el contacto físico; en el ambiente laboral, hombres y mujeres deben ser tratados de igual forma de modo que la primera muestra de cortesía hacia una mujer en el trabajo es tratarla según su categoría dentro de la empresa, y no según su sexo. Es cierto que es un poco confuso dar la mano a unos y besar a otras y como las normas de etiqueta no están hechas para complicar la vida, entonces la regla es, dar la mano.
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FORMALIDAD

El grado de formalidad en el comportamiento y el vestido dependerá del área de la que se ocupa la empresa, o en la que se mueven las personas. Por ejemplo: un artista plástico se vestirá y actuará de una manera mas informal que un ejecutivo de una empresa tradicional; los periodistas; quienes trabajan en distintas áreas de la moda; el personal de agencias de publicidad; casi todos estos se mueven con mas libertad dentro de las convenciones que los miembros de la administración pública, de bancos o de empresas que desarrollan sus actividades en campos más conservadores. También influirá en la actitud general de un funcionario, el eventual contacto con público y clientes, y sobre todo lo hará la política interna de la empresa. Generalmente son los directores de éstas quienes marcan el estilo de la vestimenta. Lo ideal será que al incorporarnos a un nuevo trabajo, observemos cuidadosamente la actitud general, y nos adaptemos a ella.
También será muy importante que, además de seguir las convenciones sociales tradicionales, seamos naturales y controlados, que sepamos improvisar para resolver situaciones imprevistas.
Otro punto importante dentro de la convivencia laboral será el buen humor, el saber sonreír y utilizar un tono agradable de voz. Será mucho más fácil lograr un buen rendimiento de nuestros colaboradores si los tratamos gentilmente, si tenemos en consideración cada personalidad y actuamos de acuerdo con ello.
Cuando se contrate a un nuevo funcionario o colaborador, se deberán especificar claramente todas las tareas que se espera llevar a cabo. Luego trataremos de no pedir servicios que no entren en lo pactado.
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